IT-chefen: ”Vi skulle behöva se över processerna inom IT-organisationen”
VD: ”Nja… det där med processarbete är tungt.
Vi körde ett stort processprojekt på Storbolaget där jag var VD tidigare.
Men det blev bara för mycket…”
Om en VD för ett bolag med över 1 000 anställda uttrycker sig så –
är det då någon idé för oss som kör mindre bolag att över huvud taget tänka på ”processer”?
Mitt svar är tveklöst JA!
Problemet i min mening är att ordet process ofta missbrukas och missförstås. VDn i det här fallet blandar ihop arbetet med att göra processbeskrivningar (som är en avbild av en tänkt verklighet) med själva processen.
Processen är människor av kött och blod (eller system) som gör något… helst systematiskt och effektivt, till skillnad från ad-hoc och godtyckligt.
Därmed finns processer vare sig vi vill det eller inte, och oavsett om de är medvetet utformade och definierade eller ej. Frågan är hur systematiskt och medvetet du som ägare vill att du och dina medarbetare ska arbeta.
En väl utformad säljprocess definierar vad som ska ske, i vilken ordning och av vem. Den specificerar vad som sägs, hur invändningar bemöts och vad som skickas till kunder i olika faser av säljcykeln.
En effektiv marknadsprocess (som vi skrivit mycket om) fungerar på liknande sätt och kombinerar ett antal pusselbitar till ett flöde där varje pusselbit har ett syfte.
Deming som är förfader till japanernas Lean-filosofi sade (fritt översatt):
”A process left unregulated changes over time.
Not for the benefit of the customer or the owners,
but for the benefit of the person performing the process”…
En förutsättning för att hinna med
Det är nog inte en överraskning för någon att arbetet blir mer effektivt om arbetsprocessen är genomtänkt, eller att mätbarheten i en process gör att du kan identifiera flaskhalsar och kontinuerligt förbättra.
Men, processarbete är också en förutsättning för att kunna delegera och ta hjälp av andra.
Som jag skrev i en annan bloggpost så är en av de största utmaningarna, framför allt för mindre företag, att hinna med allt man vill göra. En lösning är att ta hjälp på tim- eller projektbasis. Specialister kan göra jobbet på kortare tid och ofta med bättre resultat.
Det kritiska för att lyckas med detta är att ha de processer och de projekt som ska göras tydligt definierade. Lösningen är att ta fram en specificering av arbetsrutinerna (rutiner, regler, processbeskrivningar). Då kan du lägga ut hela eller delar av flödet till andra.
Hur du praktiskt skapar processer som inte blir stela pappersprodukter eller administrativt omöjliga att köra – det får bli föremål för en framtida bloggpost….
Mer på samma tema
Läs också bloggposten: Entreprenörens dilemma – vem ska göra jobbet?
Ladda ner rapporten: Det största hindret för framgång.
Den handlar om entreprenörens dilemma med tid och resurser och innehåller 16 tips för hur du kan öka graden av systematik i ditt bolag.
Gratis lunchseminarium: Professionellt entreprenörskap i praktiken.
I Stockholm på torsdag den 5 november. Anmäl dig här.
