Vem vill inte jobba smartare, få mer gjort och nå bättre resultat? Men hur gör du för att jobba smartare? Det finns faktiskt en generisk metod. Den är visserligen något teoretisk men den ger likväl ledtrådar till hur ni kan bli mer effektiva. Om inte annat bidrar den till att undvika fallgropar som många hamnar i.
När man pratar om att få bättre utväxling på sin tid så nämns ofta systematisering, automatisering och delegering.
Vad många inte tänker på är att det sällan fungerar att vidta dessa som isolerade åtgärder.
Metoden för att jobba smartare
Här är metoden för att jobba smartare och få mer gjort.
- Eliminera helt
- Förenkla
- Systematisera/standardisera
- Automatisera
- Delegera
Modellen har fem steg som följer på varandra. Ordningen är alltså en viktig framgångsfaktor.
Vanliga fallgropar i effektivisering
Här är några vanliga fallgropar:
Misstag nummer ett är att missa de första två stegen helt och hållet. Bara att eliminera och förenkla kan ge stora effektivitetsvinster.
Misstag nummer två är att försöka automatisera utan att ha gjort steg ett till tre först. Det blir väldigt komplex om det över huvud taget går.
Misstag nummer tre är att delegera för att få effektivitet, utan att först ha förenklat och systematiserat. Delegering leder sällan till högre effektivitet, i alla fall inte om den du delegerar till inte själv kan förenkla och bygga systematiska processer.
Saker och ting tar ofta den tid som finns till förfogande. Har du en marknadsförare på heltid så tar det 180 timmar i månaden att göra marknadsföring.
Om du har tur kan personen bygga en effektiv process, enligt formeln ovan, för sitt område. I allra bästa fall kan han eller hon driva en helhetsprocess som spänner över fler funktioner och inte bara sitt egen.
VD’s roll: design och organisation
Det är du som VD eller beslutsfattare som måste designa hur ni ska arbeta systematiskt och sätta upp de strukturer som behövs i form av arbetssätt, roller, system, kanaler – för att därefter delegera till din organisation.
I vår tjänst Certus IN kan vi på en deltid köra digitala kommunikationsprocesser som få marknadspersoner kan köra på heltid. Det är för att vi först eliminerat, förenklat och systematiserat och sedan arbetar med automatisering (marketing automation) innan vi delegerar uppgifter – i detta fall till oss själva eller till kundens personal.
